Uma vez definido o Projeto Gráfico da publicação, o passo seguinte é preparar os originais a serem formatados. Especificamente em relação aos textos, quanto menos formatação houver em seu arquivo original, tanto melhor!
A colocação de sublinhados, caixas de texto, negritos (bold), cores, tamanhos de fonte diferentes, alinhamentos, tabulações no início dos parágrafos etc., pode causar problemas na importação do texto para o software de diagramação.
Salvo casos em que esses recursos são de importância fundamental (como por exemplo, o uso de itálico para indicar nomes científicos), é indicado que os textos sejam enviados em um único tipo de letra, num tamanho padronizado, sem quaisquer outros tipos de formatação.
Todo esse trabalho de formatação será refeito em um software adequado de diagramação e a existência dessas pré-definições pode causar confusão ou, no mínimo, atrasar um pouco o andamento do trabalho. Os arquivos devem ser encaminhados em formato de texto (DOC, TXT, RTF) e bem identificados em seus títulos.
