Uma vez definido o Projeto Gráfico da publicação, o passo seguinte é preparar os originais a serem formatados. Especificamente em relação aos textos, a melhor forma de produzir o seu texto original é criar estilos dentro do Word e utilizá-los para todas as formatações definidas. Quanto mais estilos aplicados, tanto melhor!
Os arquivos devem ser encaminhados em formato de texto (DOC, TXT, RTF) e bem identificados em seus títulos.
A colocação de sublinhados, caixas de texto, negritos (bold), cores, tamanhos de fonte diferentes, alinhamentos, tabulações no início dos parágrafos etc., podem ser definidas na paleta de estilos do Word e, se corretamente aplicadas no momento da produção do texto original, facilitam na correta importação do texto para o software de diagramação.
O uso destes recursos era, até pouco tempo, desaconselhado por conta dos problemas advindos da incompatibilidade entre os programas de editoração. Com o avanço da tecnologia e a aproximação das linguagens entre as empresas que se destacam entre as fabricantes de software de edição esses recursos passaram a ser um fator importantíssimo no auxílio do trabalho de editoração eletrônica.
Todo esse trabalho de formatação inicial será aproveitado no processo de diagramação e a existência dessas pré-definições pode agilizar o processo e evitar inconsistências na diagramação.